Dank GWS-Apps: Auftragsübertragung direkt ins ERP-System
veröffentlicht im Genossenschafts-Magazin Weser-Ems, Ausgabe 04/2017
Einfach das Tablet einschalten, auf die dort gespeicherten, ständig aktuellen Stamm-, Vertrags– und Preisdaten zugreifen und am Ende gewonnene Verträge und Bestellungen per mobiler Datenübertragung an das stationäre ERP-System überspielen – so sieht der moderne Arbeitsplatz eines Außendienstmitarbeiters bei der Raiffeisen-Warengenossenschaft Ammerland-OstFriesland eG in Wiefelstede heute aus. Partner bei der Planung und Umsetzung des als „Mobility-Konzept“ bezeichneten Verfahrens ist die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster.
Für Hermann Mammen ist ganz klar, was die Raiffeisen Warengenossenschaft Ammerland-OstFriesland eG heute erfolgreich macht: „Unser Alleinstellungsmerkmal ist ganz sicher die große Nähe zu unseren Kunden. Wir sind praktisch überall bekannt und haben uns über Jahre einen guten Ruf erarbeitet“, so das geschäftsführende Vorstandsmitglied. Hinzu komme, dass in den letzten Jahren große Anstrengungen in das Unternehmensangebot und die Effizienz gesteckt worden seien. Was diese Strategie für die Praxis bedeutet, macht der Blick auf die Strukturen und Abläufe der Genossenschaft deutlich, die rund 180 Mitarbeiter beschäftigt und etwa 100 Mio. Euro umsetzt. Ständig sind fünf Außendienstmitarbeiter allein für den Bereich Futtermittel in der Region unterwegs, auch kurzfristigste Bestellungen können mittels des eigenen leistungsstarken Fuhrparks innerhalb von wenigen Stunden umgesetzt werden, die Betreuung der Kunden aus Landwirtschaft und Blumenzucht schließt auch alle Bereiche moderner Betriebsführung ein. Und auch was die Nutzung von IT angeht, sieht man sich bei dem aus mehreren Fusionen hervorgegangenen Unternehmen ganz weit vorn. Alle 22 Standorte zwischen Wilhelmshaven, Oldenburg und holländischer Grenze, darunter mehrere Raiffeisen-Märkte und Tankstellen, sind einheitlich über gevis ERP miteinander vernetzt, Artikelpreise und Daten werden automatisch in die Kassen eingespielt, Bestellungen an die mehrere hundert Lieferanten erfolgen zum größten Teil mittels EDI, gleiches gilt für Rechnungen, die möglichst papierlos geprüft und verbucht werden.
Immer vorne dabei sein
Dazu Mammen: „Während in der Agrarbranche immer noch ein eher konservatives Denken vorherrscht, ist es seit Jahren unser Bestreben, neue Technologien nicht nur zu nutzen, sondern stets zu den ersten Anwendern zu gehören.“ 2003 war das Unternehmen deshalb auch eine der ersten Genossenschaften, die das ERP-System gevis ERP der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme einführte, 2016 konsequenterweise Pilotkunde für die Nutzung von zwei neuen Apps der GWS.
Prinzip dieser auf allen verfügbaren Endgeräten nutzbaren Programme ist es, dass Außendienstmitarbeiter vor einem Kundentermin aktualisierte Stamm- und Vertragsdaten auf ihren Tablet-PC übertragen, beim Treffen auf dem Tablet hinterlegte Produktinformationen präsentieren und gewonnene Aufträge einfach per mobiler Datenerfassung in das ERP-System zurückspielen können. Kann aufgrund fehlender Netzabdeckung keine Verbindung mit dem Server aufgebaut werden, sorgt eine parallel arbeitende Offline-Version für die Zwischenspeicherung der benötigten Daten sowie für einen sofortigen Datenabgleich, sobald eine tragfähige Verbindung vorhanden ist. Die Apps, die konsequent weiterentwickelt werden und bald auch weitere Add-on-Programme einschließen, wurden von der GWS seit 2015 entwickelt und seit Anfang 2016 ausgeliefert.
Schnellere Abläufe, bessere Kundenbetreuung
Die wichtigsten Vorteile, die sich mit den neuen Apps verbinden, lassen sich am besten mit den Schlagwörtern schnellere Abläufe und bessere Kundenbetreuung erklären. „Wir befinden uns“, beschreibt der 52jährige die Situation, „allein im Futtermittelbereich in ständiger Konkurrenz mit zwei Dutzend anderen Herstellern, die unsere Landwirte besuchen und ihre Produkte anpreisen. Wollen wir gegen diese bestehen und unsere Position halten, reichen gute Preise allein nicht mehr aus. Was mindestens so viel zählt, sind Service und Prozess-Vereinfachung.“ Dass die Apps hierfür sorgen, hat vor allem mit den verfügbaren Daten zu tun. „Der Außendienstler“, so Mammen, „sieht auf seinem Tablet nicht nur alle Kunden-Bestellungen der vergangenen Monate, sondern kann auch direkt auf alle Stammdaten, Konditionen und Lieferbedingungen zugreifen.“ Was die Anwendung aber besonders kundenorientiert macht, ist der Zugriff auf Mengenkontrakte oder Vereinbarungen, die aktuell gültig sind. Kunde und Vertriebler können auf diese Weise gemeinsam prüfen, ob die hinterlegten Bedingungen noch passen oder ob zum Beispiel für das Restjahr andere Mengenlinien gelten sollen. Kommt es am Ende des Vertriebstermins zu einem neuen oder Fortsetzungsauftrag, gibt der Vertriebler einfach die entsprechenden Daten in das Tablet ein und überspielt die Informationen direkt an die Zentrale. Und auch, was die Termin- und Besuchsplanung betrifft, schafft die App große Vorteile. Nicht nur, dass darin alle Namen, Nummern und Adressen hinterlegt sind, es findet sich darin auch eine interaktive Land-Karte, die dem Außendienstler die Routenplanung erleichtert. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn ein Termin ausfällt und Zeit für einen unangekündigten oder ungeplanten Termin entsteht.
Gleicher Datenbestand
Ist es auf der Vertriebsseite vor allem der unmittelbare Datenzugriff, der die Vorteile bringt, finden sich diese beim Vertriebsinnendienst im vereinfachten Datenabgleich und der konsistenten Speicherung. Mammen. „Früher rief der Außendienstler beim Innendienst an und informierte über neue Verträge oder Bestellungen. Das Problem dabei: Kam es zu Missverständnissen oder vergaß der Vertriebsmitarbeiter Punkte zu nennen, übertrug sich der Fehler direkt bis ins System.“ Dies galt auch für veränderte Stammdaten, die der Vertriebsmitarbeiter vor Ort erhielt, dann aber unter Umständen vergaß, weiter zu geben. „Da der Außendienstler die Daten nun selbst ins ERP-System eingibt und überspielt“, so Mammen, „reduzieren sich natürlich die Fehler.“ Vor allem aber: Die Daten stehen nun beiden Seiten in gleicher Weise zur Verfügung, zudem wird die Arbeitsbelastung für den Innendienst deutlich geringer. Dies gilt allerdings nicht für die Endkontrolle. Da das Unternehmen darauf nicht ganz verzichten will und kann, werden alle eingegebenen Daten des Außendiensts vor der finalen Speicherung vom Innendienst schlussendlich freigegeben. Und auch was die Preise und Sonderkonditionen angeht, ist der Außendienst nicht komplett frei. Fordert der Kunde besondere Bedingungen, muss wie bisher mit der Zentrale Rücksprache gehalten und der Kunden anschließend darüber informiert werden.
Große Zufriedenheit mit den Ergebnissen
Gut sechs Monate, nachdem die Apps erstmalig genutzt wurden, ist man in Wiefelstede mit den Ergebnissen sehr zufrieden. Die erwarteten Beschleunigungen haben sich eingestellt, die Abläufe im Innendienst sind einfacher geworden. Was dem RWG-Chef zudem gefällt, ist die Möglichkeit, Außendienstler mit gevis arbeiten zu lassen, ohne dass diese das System in- und auswendig kennen müssen. Da die Apps den Nutzer führen und es nur eine beschränkte Zahl an Eingabemöglichkeiten gibt, ist nicht mehr wie früher eine ausgiebige Schulung notwendig. „Die Menschen, die draußen unterwegs sind, können sich jetzt ganz auf diese Aufgaben fokussieren. Und dennoch profitieren viele andere davon.“ Zufrieden ist der gelernte Landwirtschaftsmeister und Diplom-Kaufmann auch mit der Zusammenarbeit mit der GWS. „Die Entwickler hören unseren Außendienstlern zu und verändern die App nach deren Vorgaben.“ So wurden zum Beispiel die verfügbaren Vertrags- und Bestelldaten auf zwölf Monate nach hinten ausgedehnt, um auch Produkte anzuzeigen, die aufgrund von Saisonabhängigkeit nur einmal benötigt werden. Dass die App und gevis ERP auf einem gemeinsamen Server und Datenbestand aufbauen, stimmt Mammen zudem zufrieden. „Wir hatten uns überlegt, ein anderes CRM-System an gevis ERP anzudocken, aufgrund der notwendigen Schnittstellen und Updates dann aber diesen Plan verworfen. Heute sind wir froh, dass wir mit gevis ERP und der GWS die Grundlagen für die Zukunft haben.“