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30 Millionen Dokumente innerhalb von Sekunden auffindbar

veröffentlicht im Genossenschafts-Magazin Weser-Ems, Ausgabe 07/2016

Digitales und nahezu papierloses Dokumentenmanagement bei der GS agri eG

Folgt man wissenschaftlichen Untersuchungen, so verbraucht die Organisation und die Suche nach Dokumenten die meiste Zeit in der täglichen Büroarbeit. Schafft es ein Unternehmen, hier Verbesserungen und Beschleunigungen einzuführen, sind die positiven Folgen besonders intensiv zu spüren. Wie ein digitales und nahezu papierloses Dokumentenmanagement aussehen kann, zeigt beispielhaft die GS agri eG.

Bei der 360 Mitarbeiter zählenden Warengenossenschaft sind seit rund zehn Jahren digitale Archive für die Bereiche Personal-, Vertragswesen und Handel im Einsatz, zudem wird die Dokumentenbearbeitung und die Rechnungsprüfung mit Hilfe von digitalen Workflows beschleunigt. Partner bei der Umsetzung der Projekte ist seit 2006 die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster. 

Vor allem in den Landkreisen Vechta und Cloppenburg aktiv, gehört die Warengenossenschaft GS agri eG heute zu den großen Agrar-Unternehmen in Deutschland. Getragen von 2900 Mitgliedern, 20 Niederlassungen sowie 14 Tankstellen, zählen die Produktion und der Verkauf von Futtermitteln, der Handel mit Agrarprodukten, Mineralöl und Baustoffen sowie Haus- und Gartenmärkte zum Portfolio. Verschiedene Beteiligungen eingeschlossen, konnte mit etwa 440 Mitarbeitern im Jahr 2014 ein Umsatz von 508 Mio. Euro erzielt werden.

Interne Prozesse

Für Jörg Kathmann, der bei der GS agri eG die gesamte IT leitet, ist der Erfolg der Genossenschaft auch eine Folge von IT und der dadurch verbesserten internen Prozesse. „Wir haben es uns zum Ziel gesetzt“, erläutert der 45jährige, „überall, wo es möglich ist, neueste Technologien und IT-Prozesse zu finden, diese unternehmensweit einzuführen und so die Abläufe und die Kosten zu optimieren.“ Wie sich dieses Leitbild auf die tägliche Arbeit auswirkt, zeigt der exemplarische Blick auf die Prozesskette im Bereich der Dokumentenverarbeitung. Während vergleichbare Unternehmen die Dokumente des Posteingangs von Hand sortieren, mit Stempeln versehen und dann per interner Post an die zuständigen Stellen weitergeben, lauten die Prinzipien bei der GS agri eG: „So wenig Papier wie nötig, so viel digital wie möglich.“ Das heißt, kommt ein Dokument in Papierform ins Unternehmen, so wird dieses mitsamt aller damit verbundenen Ergänzungspapiere eingescannt und automatisch ausgelesen. In das von überall erreichbare Dokumenten-Archiv wird per vordefiniertem Verteilerschlüssel eine digitale Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter erstellt. „Damit die Prozesse schnell das Unternehmen durchlaufen können, haben wir an allen Niederlassungen leistungsstarke Scan-Stationen eingerichtet. Ist das Dokument, zum Beispiel eine Rechnung, im Postkorb des betreffenden Bearbeiters eingetroffen, erfolgt die Weiterbearbeitung komplett papierlos. Mit dem Öffnen der digitalen Aufgabe und der übermittelten Dokumente erhält der Bearbeiter klare Handlungsvorgaben“, beschreibt Kathmann das Verfahren. „So kann dieser zum Beispiel das Dokument in eine Wiedervorlage legen, bei Nicht-Zuständigkeit an den Absender zurückschicken oder aber die Rechnung nach Prüfung zur endgültigen Verbuchung weiterleiten. Der weitere Verlauf des Dokuments ist jederzeit ersichtlich und für alle transparent.“

Prüfung über gevis ERP®

Gibt es bei der Rechnungsprüfung bezüglich der Rechnungspositionen oder darauf verzeichneten Summen Unklarheiten, kann der Bearbeiter einfach in das unternehmensweit genutzte GWS-ERP-System gevis ERP verzweigen, bekommt die zugehörigen Datensätze präsentiert und prüft die dort elektronisch hinterlegten Schriftstücke, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, geprüfte Wareneingänge oder auch mögliche Sondervereinbarungen. Sind unterschiedliche Bearbeitungsstände vorhanden, hilft ein Versionsmanagement, Änderungen in Dokumenten bzw. unterschiedliche Varianten sichtbar zu machen. „Insgesamt“, so Kathmann, „haben wir heute im Archiv mehr als 30 Millionen digitalisierte Dokumente, auf die wir innerhalb von Sekunden zugreifen können. Pro Monat kommen etwa 250 000 Dokumente dazu.“ Das beschriebene Verfahren gilt natürlich auch für Elemente, die per Mail plus PDF-Anhang hereinkommen. Einziger Unterschied: Das Scannen entfällt, die Weiterleitung erfolgt direkt vom Eingangs-Mail-Konto. Kathmann: „Unser Ziel ist es natürlich, so die Zahl der Papiereingänge weiter zu reduzieren.“ Und auch die Belege der Debitorenseite sind bei der GS agri „voll digital“. Was im Warenwirtschafts-System gevis ERP erfasst und erstellt wird, findet sich alles automatisch im Zentral-Archiv wieder.

Weitere Archive

Worauf man bei der GS agri eG besonders stolz ist, sind die weiteren digitalen Lösungen, die man in den letzten Jahren eingerichtet hat. So gelang es, alle vorhandenen Verträge des Unternehmens – bei 20 Niederlassungen und vielfältigsten Geschäftsaktivitäten eine sehr große Menge – in einem zentralen Archiv zusammenzufassen und den Verantwortlichen, je nach Zugangsberechtigung, nutzbar zu machen. Gleiches gilt für die Sichtung der Personalakten. Dabei stehen den Mitarbeitern vielfältige Recherchemöglichkeiten zur Verfügung. Die pfeilschnelle Suche kann direkt im gevis ERP-System gestartet werden, über komfortable Rechercheclients oder aber auch direkt in den Office-Produkten von Microsoft durchgeführt werden. Kathmann: „Die Zeiten, in denen man mühevoll im Unternehmen nach Dokumenten suchen musste, sind bei uns endgültig vorbei.“

Vorteile sind umfangreich

Die operativen Vorteile, die sich aus dem stringenten Dokumentenmanagement für GS agri eG ergeben, gehen aber noch weiter: So kann auf eine papierne Registratur, in der die Millionen Dokumente sonst hinterlegt werden müssten, komplett verzichtet werden. Auch das Kopieren von Dokumenten ist komplett aus den Unternehmensabläufen gestrichen worden. Als wichtigste operative Vorteile sieht man die Transparenz und Schnelligkeit. Müssen andere Unternehmen aufwändig nach Unterlagen suchen, klickt man bei GS agri eG in das System und hat den Vorgang vor Augen und kann ihn bearbeiten. Bei aktuellen Rechnungen kommen die Vorteile beim Skonto hinzu: Da eine Rechnung nicht mehr in einer alltäglichen Papierflut beim Bearbeiter „untergehen“ kann, gehören verlorengegangene Skonti der Vergangenheit an. Gleiches gilt für Zahlungserinnerungen von Kreditoren – diese gibt es so gut wie nicht mehr im Unternehmen. Die Vorteile, die sich bei der Verbands- oder bei der Steuerprüfung ergeben, runden den Nutzen ab. Kathmann: „Ein Klick und ich kann exakt zeigen, welche Mitarbeiter wann welche Rechnungen gesehen und geprüft haben, wie also das geforderte Vier-Augen-Prinzip gelebt wurde.“ Dass Genossenschafts-Mitglieder, die vor einer QS-Prüfung stehen, schnell mit den benötigten Dokumenten aus dem Archiv versorgt werden können, ist ein weiteres Argument, das vor allem den Mitgliedern gefällt. Kathmann: „Eine Betriebsprüfung für die Wirtschaftsjahre 2009-2013 befindet sich gerade auf der Zielgeraden. Von Seiten der Prüfer gab es keine Einwände zu den digitalisierten Belegen. Eine Lohnsteuer-Außenprüfung hat ebenfalls keine Beanstandung hieran ergeben.“

Zukunft schon im Auge

Ist man in Schneiderkrug auch schon sehr weit beim Thema Dokumentenmanagement, so sieht man dennoch weitere Anforderungen und Möglichkeiten. Kathmann: „Unser Ziel ist, die mobile Anbindung an die Archive, also über iPad oder Laptop, weiter zu verbessern. Gelingt dies, muss ein Rechnungsprüfer nicht mehr unbedingt jeden Tag in die Firma kommen.“ Signatur-Pads, über die ein Warenempfänger die gesamten erhaltenen Waren auf einmal abzeichnen kann sowie engere digitale Anbindungen zu den Landwirten sind weitere Ideen, die bei GS agri eG in Vorbereitung stehen. Partner bei der Umsetzung ist hierbei stets die GWS in Münster.